DOKS YAZILIMI
doks evrak döküman sistemi

Doküman (Evrak) Yönetim Sistemi

DOKS Doküman(Evrak) Yönetim Sistemi, her türlü kaynak tarafından üretilmiş ve farklı kanallarca ele ulaşan dokümanların arşivlenip yönetilebildiği, web ve windows yapıyı ortak kullanan bir yazılımdır. Kurumlarda (Kamu, resmi, özel v.b.) süregelen evrak yönetimi, evrak takibi süreçleri de DOKS'un desteklediği alanlardır.

Günümüzde, doküman yönetimi ve dijital arşivleme uygulamalarına, sadece büyük kurumlar değil küçük işletmeler ve hatta ev kullanıcıları bile ihtiyaç duymaktadır. DOKS uygulaması, pazardaki bu açığı kapatarak, küçük işletmelerin de düşük maliyetle dokümanlarını yönetebilmelerine yardımcı olmaktadır.

DOKS Doküman Yönetim Sistemi, iş yükünüzü ve maliyetlerinizi gözle görülür şekilde azaltarak kurumunuza büyük faydalar sağlar, işletme giderlerinizi azaltır ve üretkenliğinizi artırır.

DOKS ile, doküman aramak için harcanan zamanı, bilgi karışıklığı nedeniyle kaybedilen zamanı geri kazanırsınız. Indeks bilgisine veya tam metin aramasına dayalı arama sonucunda bulunan uygun belgeler listesi kullanıcıya kısa sürede sunulur.

Genel Özellikleri

  • Parametrik Altyapı.
  • Sınırsız doküman tipleri ve süreçleri tanımlayabilme.
  • İsteğe ve ihtiyaca bağlı olarak Server veya PC'ler (Client) üzerine kurulabilmektedir.
  • Veri tabanı her zaman Server üzerinde yer almaktadır. Client tarafında bilgi depolaması yoktur.
  • Kullanıcıya veya rolüne özel menü tasarımı yapılabilir.
  • Veriler kolon bazında sıralanabilir, gruplanır, filtrelenir ve saklanabilir.
  • Kullanıcıya özel ekran görünümü yapılabilir ve saklanabilir.
  • Çoklu işyeri ve şube desteği.
  • Ofis programları ile tam entegrasyonu vardır.
  • Kullanıcı ve rol bazında yetkilendirme yapılabilir.
  • Veri yönetiminde MS SQL server kullanır.
  • Hiçbir şekilde veri kaybı veya bozulması olmaz.
  • Client/Server veya terminal server yapıda kurulup kullanılabilinir.
  • Otomatik yedekleme sistemine sahiptir.
  • Log sistemine sahiptir. DOKS içerisinde yapılan tüm ilavelerin, değişikliklerin ve silmelerin logu tutulur. Kolayca raporlanır.
  • Sınırsız raporlama imkanı sunar. İçerdiği onlarca rapora ek olarak DOKS, bünyesinde bulundurduğu raporlama programı sayesinde kullanıcıya istediği raporu hazırlayıp yapıya ilave etmeyi sağlar.
  • Raporlardaki filtreleme yapısı sayesinde kullanıcı arzu ettiği değişik analize ve grafiğe ulaşır.
  • Raporlar arzu edilmesi durumunda exel’e, XML veya text olarak arşive alınabilir.

Gelen Evrak Modülü

  • Kuruma; elden, posta, faks ya da kargo ile başka kurumlardan gelen evrak taranarak sisteme kayıt edilir.
  • Kuruma e-posta ile gelen evraklar, evrak uygulamasının e-posta adresine yönlendirildiğinde, otomatik olarak kayıt edilirler.
  • Kayıt edilen evrak, kurumun öngördüğü şekilde otomatik olarak numaralandırılır;
  • Kaydı yapılan evrak, kurum içerisinde, “gereği” ya da “bilgi” için dağıtıma sokulur.
  • Dağıtım elektronik olarak, dağıtılan kişilere e-posta ile yapılır.
  • Kendisine evrak dağıtılan kişi, arzu ederse, zahmetsizce, aynı evrağı kendi çalışanlarına dağıtabilmektedir.

Giden Evrak Modülü

  • Kurum içerisinde hazırlanıp yine kurum içerisinde dağıtılan evraklar ya da kurum içerisinde hazırlanıp, kurum dışına gönderilen evraklar “giden evrak” olarak kayıt edilmektedir.
  • Kurum içerisinde paylaşılan giden evraklar "iç yazışma"; kurum dışına gönderilenler "dış yazışma" olarak adlandırılır. Dış yazışma olarak kayıt edilen evrakların gönderildiği kurumlar, bir adres defterinden seçilebilmektedir.
  • Her bölüme özel iç ya da dış yazı numarası üretilebilmesi mümkündür. Evrak yazı numaraları yıl bazlı da olabilmektedir; yıl bazlı numaralar her yıl başında otomatik olarak yeniden başlamaktadır.
  • Kimi kurumlarda giden evrak numarası, evrak yazılmadan önce; kimi kurumlarda ise evrak yazılıp onaylandıktan sonra verilmektedir; DOKS her iki senaryoya uygun olarak evrak numarası üretebilmektedir.

Organizasyon Ağacı

  • Kurumun içerisindeki tüm birimlere, rollere ve çalışanlara ait bilgilerin, bir ağaç yapısı şeklinde modellenmesini sağlar.
  • Organizasyon ağacı içinde birden çok kurum modellenebilmektedir, örneğin : bir holding ve holdinge ait alt şirketler; ya da bir vakıf ve vakfa ait iktisadi işletmeler, organizasyon ağacına işlenebilmektedir.
  • Roller ya da poziyonlar, örneğin "Bilgi İşlem Müdürü", "Pazarlama Elemanı" şeklinde kurum içindeki görevleri tanımlar.
  • Organizasyon ağacında, bir kişinin birden çok rolünün tanımlanması mümkündür.
  • Çalışanlar, rollere, "aslen" ya da "vekaleten" atanabilmektedir.
  • Organizasyon ağacı, kurum içinde kullanılmakta olan insan kaynakları uygulaması ile entegre edilebilmektedir.
  • Bir çalışan, kendi rolünü, belli süreler için (izin, hastalık v.b. nedenlerle), başka bir çalışana "delege" edebilmektedir.
  • Delegasyon yeteneği ile, kurum içindeki evrak akışı, kişilerin görevlerinin başında olup olmamasından bağımsız olarak akmaya devam etmektedir.
  • Çalışan sadece kendi rolüne ait delegasyon tanımı yapabilirken, sistem yöneticisi, sistemdeki tüm roller için delegasyon tanımı yapabilmektedir.

Arama ve Raporlama Modülü

  • Harici kurumlarla hangi yazışmalar yapılmış kurum başına yazışma listesi alabilmek ya da bir kurumla yapıla yazışmalar içinde arama yapmak mümkündür;
  • Bir birime dağıtılan tüm evrakları listelemek ya da bu evraklar arasında arama yapmak mümkündür;
  • Bir role (örneğin Finans Müdürü’ne) ya da bir çalışana gönderilen tüm evrakları listelemek, ya da bu evraklar arasında arama yapmak mümkündür;
  • Kişiler kendilerine gönderilmiş evrakların hangilerinin “gereği” için hangilerinin “bilgi” için gönderildiğine göre evrakları filtreleyebilirler.
  • Kullanıcılar, kendilerine gereği için gönderilen ve yanıtlanmayı bekleyen “açık” statüde olan evrakları listeleyebilirler;
  • Bir yönetici, elemanlarına gönderdiği evrakların hangilerinin “açık” statüde olduğunu tek tıkla görebilir;
  • Bölümlerin ya da kişilerin, kendilerine gönderilen evrakları ne kadar zamanda yanıtladıklarına dair istatiksel bilgi almak mümkündür;
  • Bir tarih aralığına göre, belli bir konuya göre, ya da tamamen anahtar kelime ile evrak araması yapmak mümkündür;
  • Tüm arama sonuçları kullanıcıların erişim yetkisi olan evraklar arasındaki sonuçları gösterir.